Qui est tenu de tenir des livres de commerce en Égypte ?
En vertu de l'article 24 du Code de commerce égyptien, tout commerçant dont le capital investi dans le commerce dépasse 20 000 EGP est légalement tenu de tenir des livres comptables. Ces livres doivent :
- Refléter la nature et l'importance de l'activité commerciale
- Comprendre au minimum un journal quotidien et un livre d'inventaire
- Faire apparaître clairement la situation financière du commerçant, ses droits et ses obligations commerciales
Même si votre capital est inférieur à ce seuil, la tenue d'une comptabilité rigoureuse est vivement recommandée à des fins de protection pratique et juridique — notamment en cas de litige.
Le journal quotidien : ce qui doit être enregistré
L'article 25 exige que le journal quotidien (également appelé livre-journal ou journal général) enregistre :
- Toutes les opérations commerciales effectuées par le commerçant, inscrites jour par jour et en détail
- Les prélèvements personnels du commerçant, qui peuvent être enregistrés de manière globale sur une base mensuelle plutôt que quotidienne
Les commerçants peuvent recourir à des journaux auxiliaires pour saisir le détail de certaines catégories d'opérations, dont les totaux sont ensuite reportés dans le journal quotidien principal. Cette organisation permet aux entreprises de plus grande taille ou plus complexes de structurer leur comptabilité de façon plus efficiente, sans pour autant compromettre la conformité légale.
Le livre d'inventaire : stocks annuels et documents financiers
Conformément à l'article 26, le livre d'inventaire doit enregistrer, à la clôture de chaque exercice comptable :
- Le détail de toutes les marchandises en possession du commerçant, ou
- Un état récapitulatif si le détail figure dans des livres ou des listes séparés
Si vous utilisez des listes de stocks ou des documents auxiliaires distincts, ces pièces constituent un prolongement juridique du livre d'inventaire et doivent être conservées selon les mêmes exigences.
Conservation de la correspondance et des documents
L'article 27 impose aux commerçants de conserver :
- Des copies de toute la correspondance, des télégrammes et autres documents envoyés ou reçus dans le cadre de leur activité commerciale
- Ces documents doivent être conservés de manière organisée afin de permettre une consultation aisée
En pratique, cette obligation s'étend aux courriels, contrats, bons de commande, factures et communications numériques — les juridictions et les autorités de contrôle peuvent en demander l'accès dans le cadre de litiges ou d'audits.
Exigences formelles : modalités de tenue des livres
L'article 28 fixe des règles de forme strictes applicables aux livres de commerce :
- Les livres doivent être exempts de blancs, de surcharges, de ratures, d'altérations ou d'annotations marginales
- Avant toute utilisation, les pages du journal et du livre d'inventaire doivent être numérotées
- Chaque page doit être signée et paraphée par le Registre du commerce préalablement à son utilisation
Le non-respect de ces formalités peut rendre vos livres irrecevables comme moyen de preuve devant les juridictions — ce qui constitue un risque majeur en cas de litige commercial.
Inscriptions effectuées par des salariés
L'article 30 précise que les inscriptions portées par des salariés dûment habilités ont la même valeur juridique que celles effectuées personnellement par le commerçant. Elles sont présumées avoir été réalisées avec son accord, sauf preuve contraire. Cela signifie que vous êtes juridiquement responsable de ce que votre personnel comptable enregistre en votre nom.
Quelle est la durée de conservation des documents commerciaux ?
En vertu de l'article 29, les délais de conservation sont les suivants :
- Livres de commerce : doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le livre est officiellement clôturé ou certifié
- Correspondance, télégrammes et documents similaires : également conservés pendant 5 ans à compter de la date d'envoi ou de réception
Ces délais s'appliquent au commerçant ainsi qu'à ses héritiers — ce qui signifie qu'en cas de décès, votre succession demeure tenue d'assurer l'accès aux documents commerciaux durant la période de conservation.
Conseils pratiques pour les entrepreneurs expatriés
- Enregistrez vos livres auprès du Registre du commerce avant toute utilisation. L'utilisation de livres non paraphés ou non numérotés constitue un manquement à la conformité susceptible de fragiliser votre position juridique.
- Investissez dans un logiciel de comptabilité produisant des documents conformes. Assurez-vous que votre système numérique est en mesure de générer l'équivalent d'un journal quotidien et d'un livre d'inventaire, et que les enregistrements peuvent être imprimés ou exportés dans un format juridiquement acceptable.
- Formez votre personnel aux règles de tenue des documents. Dans la mesure où les inscriptions effectuées par les salariés vous sont juridiquement imputables, assurez-vous que toute personne ayant accès à la comptabilité maîtrise les exigences légales égyptiennes.
- Ne modifiez pas les enregistrements. Toute rature ou modification dans vos livres peut les rendre juridiquement suspects — procédez à des écritures rectificatives plutôt qu'à des corrections directes.
- Définissez une politique de conservation des documents dès le premier jour. Mettez en place un système d'archivage des documents physiques et numériques pour une durée minimale de 5 ans, y compris les courriels et les contrats liés à votre activité.
- Consultez un expert-comptable ou un commissaire aux comptes égyptien familiarisé avec les exigences du Code de commerce afin de mettre en place votre système comptable de manière conforme dès le départ.