Qui est tenu de tenir des livres de commerce en Égypte ?
En vertu de l'article 24 du Code de commerce égyptien, l'obligation de tenue de livres s'applique à :
- Tout commerçant dont le capital investi dans le commerce dépasse 20 000 EGP
- Le commerçant doit tenir des livres adaptés à la nature et à l'envergure de son activité
- Au minimum, les commerçants doivent tenir un journal quotidien et un livre d'inventaire
Les livres doivent faire apparaître clairement :
- La situation financière du commerçant
- Ses droits et obligations commerciales
- Les résultats de ses opérations pour chaque exercice comptable
Note pratique pour les expatriés : Même si votre activité est relativement modeste, dès lors que votre capital investi dépasse 20 000 EGP — un seuil relativement bas — vous êtes légalement tenu de tenir des livres de commerce réguliers. Cette obligation s'applique de la même manière aux ressortissants étrangers exerçant une activité commerciale en Égypte.
Le journal quotidien : ce qui doit être enregistré
Le journal quotidien constitue le registre principal des opérations. En vertu de l'article 25 :
- Toutes les opérations commerciales effectuées par le commerçant doivent être enregistrées jour par jour, de manière détaillée
- Les prélèvements personnels doivent également être enregistrés, mais peuvent l'être de manière globale sur une base mensuelle plutôt que quotidienne
- Les commerçants peuvent utiliser des journaux auxiliaires pour saisir le détail des opérations, les totaux étant ensuite reportés dans le journal principal
Conseil pratique : Veillez à bien distinguer vos prélèvements personnels des opérations commerciales. Tenez des enregistrements quotidiens réguliers — des lacunes ou des inscriptions irrégulières peuvent poser problème si vos livres font l'objet d'un examen dans le cadre d'un litige.
Le livre d'inventaire : les enregistrements de fin d'exercice
En vertu de l'article 26, le livre d'inventaire doit comporter :
- Le détail de toutes les marchandises en possession du commerçant à la clôture de chaque exercice comptable
- En alternative, un état récapitulatif est admis si le détail complet figure dans des livres ou listes annexes séparés
- Les livres ou listes annexes ainsi utilisés sont réputés constituer des parties intégrantes du livre d'inventaire
Conservation de la correspondance et des documents
Au-delà des livres comptables formels, l'article 27 impose aux commerçants de :
- Conserver des copies de toute correspondance, télégrammes et autres documents envoyés ou reçus dans le cadre de leur activité commerciale
- Classer ces documents de manière organisée afin d'en permettre la consultation aisée
Dans le contexte actuel, cette obligation s'étend à la correspondance électronique, aux contrats, aux factures et aux communications numériques liés à votre activité. Les expatriés sont invités à mettre en place des systèmes de classement numérique organisés de manière chronologique et par objet.
Conditions de forme des livres de commerce
L'article 28 fixe des normes strictes quant à l'intégrité formelle des livres de commerce :
- Les livres doivent être exempts de blancs, de ratures, de suppressions, d'altérations ainsi que d'annotations en marge ou entre les lignes
- Avant leur première utilisation, les pages du journal et du livre d'inventaire doivent être numérotées
- Chaque page doit être visée par le greffe du registre du commerce et revêtue de son cachet officiel
- Les livres doivent être tenus conformément aux principes comptables généralement reconnus
Conseil pratique : Ne tentez pas de modifier ou de corriger des inscriptions par grattage ou surcharge. Utilisez les méthodes de correction comptable appropriées. L'enregistrement préalable des livres auprès du greffe du registre du commerce est une étape obligatoire avant leur mise en service.
Quelle est la durée de conservation des documents ?
En vertu de l'article 29, les obligations de conservation sont les suivantes :
- Les livres de commerce et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date du visa attestant que le livre est complet ou clôturé
- Les copies de correspondance, télégrammes et documents similaires doivent également être conservés pendant 5 ans à compter de la date de leur envoi ou réception
Conseil pratique pour les expatriés : Même en cas de cessation ou de cession de votre activité en Égypte, vous demeurez tenu de conserver ces documents pendant cinq ans. Prévoyez un archivage sécurisé des documents physiques et numériques.
Inscriptions effectuées par des salariés
En vertu de l'article 30, les inscriptions portées dans les livres de commerce par des salariés habilités sont réputées avoir été effectuées personnellement par le commerçant. De manière déterminante :
- Ces inscriptions sont présumées avoir été effectuées avec la connaissance du commerçant
- Cette présomption ne peut être renversée que par la preuve contraire
Conseil pratique : En tant que chef d'entreprise, vous êtes juridiquement responsable de ce que vos salariés inscrivent dans vos livres de commerce. Mettez en place des contrôles d'habilitation appropriés et procédez régulièrement à la vérification de vos enregistrements comptables.
Utilisation des livres de commerce dans les procédures judiciaires
Les livres de commerce jouent un rôle important dans les litiges portés devant les juridictions égyptiennes :
- Des livres bien tenus renforcent votre position juridique en cas de litige commercial porté devant les tribunaux
- Des livres mal tenus ou inexistants peuvent être invoqués contre vous
- Les tribunaux peuvent tirer des déductions défavorables du défaut de production des livres requis
Liste de contrôle récapitulative pour les chefs d'entreprise expatriés
- [ ] Vérifier si votre capital investi dépasse 20 000 EGP (seuil déclenchant les obligations comptables)
- [ ] Faire enregistrer et viser votre journal et votre livre d'inventaire auprès du greffe du registre du commerce avant leur utilisation
- [ ] Enregistrer toutes les opérations quotidiennement dans le journal
- [ ] Établir un état d'inventaire à la clôture de chaque exercice comptable
- [ ] Conserver toute la correspondance commerciale pendant au moins 5 ans
- [ ] Tenir les livres exempts de ratures ou d'altérations non autorisées
- [ ] Superviser rigoureusement les inscriptions comptables effectuées par les salariés