Qui est tenu de tenir des livres commerciaux en Égypte ?
En vertu de l'article 24 du Code de commerce égyptien, tout commerçant dont le capital investi dans le commerce dépasse 20 000 livres égyptiennes (EGP) est légalement tenu de tenir des livres comptables. Ces livres doivent :
- Refléter la nature et l'importance de l'activité commerciale
- Comprendre au minimum un journal quotidien et un livre d'inventaire
- Faire apparaître clairement la situation financière, les droits et les obligations commerciales du commerçant
Pour la plupart des expatriés exerçant une activité commerciale en Égypte, ce seuil sera rapidement atteint. Même une petite activité de négoce ou une entreprise de services disposant d'un équipement et de stocks modestes dépassera vraisemblablement 20 000 EGP de capital investi.
Le journal quotidien (article 25)
Le journal quotidien (parfois appelé livre-journal) doit enregistrer :
- Toutes les opérations commerciales effectuées par le commerçant, inscrites jour par jour et de manière détaillée
- Les prélèvements personnels du commerçant, qui peuvent être enregistrés de manière globale sur une base mensuelle plutôt que quotidienne
Les commerçants peuvent utiliser des journaux auxiliaires pour enregistrer les opérations détaillées, à condition que celles-ci soient résumées et reportées périodiquement dans le journal principal. Il s'agit d'une pratique courante et légalement admise pour les entreprises effectuant un grand nombre de transactions.
Le livre d'inventaire (article 26)
Le livre d'inventaire doit être mis à jour à la clôture de chaque exercice comptable et doit contenir :
- Un état détaillé des marchandises détenues par le commerçant, ou
- Un état récapitulatif si les détails complets figurent dans des livres ou des listes séparés
Si vous utilisez des listes séparées ou des livres auxiliaires pour le détail des stocks, ces documents font légalement partie intégrante du livre d'inventaire et doivent être conservés selon les mêmes normes.
Conservation de la correspondance et des documents (article 27)
Au-delà des livres officiels, les commerçants sont tenus de conserver :
- Des copies de toute la correspondance commerciale, télégrammes et documents envoyés ou reçus dans le cadre de leur activité
- Les documents doivent être conservés de manière ordonnée, en facilitant leur consultation, que ce soit par le commerçant, les auditeurs ou les juridictions compétentes
Concrètement, cela implique de tenir des dossiers organisés — physiques ou numériques — comprenant les courriels, contrats, bons de commande, factures et autres communications d'affaires.
Exigences formelles relatives aux livres commerciaux (article 28)
La loi égyptienne impose des normes formelles strictes en matière de livres commerciaux :
- Les livres doivent être exempts de blancs, de ratures, de suppressions, de modifications et de toute mention en marge ou entre les lignes
- Avant leur première utilisation, les pages du journal et du livre d'inventaire doivent être numérotées, chaque page étant signée et estampillée par le greffe du registre du commerce
- Les autres livres commerciaux doivent suivre la même procédure de numérotation et d'authentification, sauf disposition légale contraire
Ces exigences visent à prévenir la fraude et à garantir l'intégrité des documents susceptibles d'être produits en tant que preuves devant les tribunaux. Pour les expatriés peu familiers avec les procédures administratives égyptiennes, l'obligation d'estampillage par le greffe du registre du commerce est souvent négligée — n'utilisez pas vos livres avant que cette formalité soit accomplie.
Quelle est la durée de conservation des documents ? (article 29)
Les commerçants (ou leurs héritiers) sont tenus de conserver :
- Les livres commerciaux et les pièces justificatives pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date d'apposition de la mention attestant de la clôture ou de l'achèvement du livre
- La correspondance, les télégrammes et documents similaires pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de leur envoi ou de leur réception
Cette obligation de conservation de cinq ans est importante pour les expatriés qui cessent leur activité et rentrent dans leur pays d'origine — vos obligations légales relatives aux documents commerciaux égyptiens ne prennent pas fin à votre départ.
Les inscriptions effectuées par les employés engagent le commerçant (article 30)
Les inscriptions portées dans les livres commerciaux par des employés autorisés sont considérées comme si elles avaient été effectuées personnellement par le commerçant. Elles sont présumées avoir été faites avec sa connaissance, sauf preuve contraire.
Cela signifie que les expatriés qui délèguent la tenue de la comptabilité à du personnel local demeurent pleinement responsables sur le plan juridique de l'exactitude et de l'intégrité de ces enregistrements.
Conseils pratiques pour les chefs d'entreprise expatriés
- Faites enregistrer vos livres auprès du greffe du registre du commerce avant de commencer à y inscrire toute opération
- Utilisez un logiciel de comptabilité produisant des enregistrements conformes, mais veillez à tenir des livres papier lorsque la loi l'exige
- Ne modifiez pas les enregistrements une fois inscrits — les corrections doivent être effectuées selon les modalités légalement admises, sans recourir à des ratures ou des surcharges
- Mettez en place une politique de conservation des documents couvrant la période complète de cinq ans, même en cas de cession ou de cessation d'activité
- Si vous déléguez la tenue de la comptabilité à des collaborateurs, procédez à des contrôles réguliers — vous êtes légalement responsable de leurs inscriptions
- Consultez un expert-comptable agréé en Égypte pour vous assurer que votre comptabilité satisfait aux normes légales locales